Pour beaucoup d’organisations à but non lucratif, la collecte de fonds institutionnelle (fondations, fondations d’entreprise, entreprises ou encore fonds publics nationaux ou internationaux) représente une part importante des activités de mobilisation des ressources. Si le processus de demande de fonds auprès de cette cible peut être évident et, parfois même, partagé publiquement par le bailleur, il est possible de largement améliorer son approche en étant rigoureux et stratégique. Cet article vous donne les astuces et les bonnes pratiques clés à considérer en un coup d’œil à chaque étape du cycle de financement !
1- Identification des bailleurs institutionnels potentiels
Vous commencez par rechercher tous les bailleurs potentiels et à rassembler cette information afin de pouvoir la qualifier par la suite. Lors de cette étape:
- Assurez-vous d’avoir une base de données pour collecter les informations pertinentes. Une base de données ne signifie pas forcément une solution technologique complexe, il peut aussi tout simplement s’agir d’un tableau Excel bien pensé pour rassembler et trier un grand nombre de données.
- Soyez clair sur le type de donateurs institutionnels que vous voulez cibler. Afin de ne pas perdre de temps, il convient de choisir les cibles les plus adaptées à votre organisation, à ses activités et à son ADN.
- Ayez des sources multiples et diverses où vous pourrez trouver de nouveaux prospects. De nombreuses informations sont accessibles gratuitement sur Internet. Avant d’utiliser toute solution payante, assurez-vous d’avoir épluché les registres de commerce, les listes de fondations, les sites d’appels à projets et également d’avoir fait un benchmarking des organisations actives dans le même secteur que vous.
- Ayez toujours suffisamment de prospects dans votre pipeline. Si vous voulez des résultats, il va falloir approcher plusieurs bailleurs institutionnels, voir beaucoup !
- Allouez suffisamment de temps à la recherche de vos prospects, cela prend du temps ! Pensez aussi aux ressources que vous pouvez avoir. Ce type de recherche est facilement réalisable par des étudiants ou des bénévoles.
2- Qualification de vos prospects
Une fois votre liste sur pied, il va falloir trier et sélectionner, parmis tous les prospects identifiés, ceux qui sont les plus susceptibles de soutenir votre organisation et vos activités en fonction de critères de correspondance:
- Recherchez les bonnes informations: mission; zone d’intervention; types d’organisations ou de projets qu’ils soutiennent; délais de soumission et processus de demande; critères spécifiques en lien avec le projet (coûts exclus, co-financement, etc.); capacité de financement; etc.
- Affinez votre liste de prospects pour prioriser ceux qui correspondent le mieux à votre mission. À ce stade, il peut être utile de commencer à prendre contact avec certains d’entre eux pour clarifier des points qui ne seraient pas clairs.
- Allouer les prospects aux projets les mieux adaptés.
- Ayez un échéancier et un objectif : combien de prospects souhaitez-vous qualifier et solliciter par mois ? Organisez-vous et répartissez les prospects à qualifier dans la mesure du possible.
- Assurez-vous d’avoir suffisamment de prospects pour augmenter vos chances de financer vos projets à 100% : mixez contacts “froids” et contacts via des introductions directes si possible. En collecte de fonds institutionnelle, le taux de conversion est rarement au-dessus des 10%.
3- Cultivation des prospects avec lesquels vous avez un contact
Si vous avez l’occasion de pouvoir échanger avec certains d’entre eux ou la chance d’être directement introduit, prenez le temps de construire une relation de confiance avec les prospects qualifiés à qui vous souhaitez demander des fonds et interagir avec eux pour susciter leur intérêt en les informant de votre mission et de votre impact. Lors de cette étape:
- Dans la mesure du possible, essayez d’avoir un contact personnel. N’hésitez pas à appeler ou à envoyer un email d’introduction, mais également à utiliser les réseaux sociaux comme LinkedIn pour entrer en contact avec les membres de l’équipe.
- Mobilisez votre réseau, votre conseil d’administration et les membres du personnel pour ouvrir des portes. Une introduction directe aura toujours plus de poids qu’une prise de contact à froid.
- Assurez-vous d’avoir un argumentaire convaincant. Que ce soit à l’oral avec un pitch ou à l’écrit avec une lettre ou un email, faites en sorte d’être direct, convaincant et d’attirer l’attention, tout en personnalisant une partie du contenu pour montrer votre alignement avec le prospect contacté.
- Gardez en tête l’approche relationnelle et éloignez-vous d’une vision transactionnelle!
- Profitez de cette opportunité pour comprendre les objectifs des bailleurs de fonds et pour renforcer la confiance et la crédibilité. Peut-être que d’autres synergies, outre qu’un soutien financier, peuvent être explorées, comme une invitation à un évènement, l’organisation d’un webinaire, l’échange d’informations clés sur une thématique ou une région, etc.
4- Sollicitation d’un financement
Enfin arrive le moment où vous pouvez demander de l’argent. Faites preuve de sérieux et de professionnalisme lors de la rédaction ou formulation de votre demande:
- Assurez-vous de suivre strictement les exigences du bailleur pour la demande: respectez le nombre de pages ou de mots demandés, répondez précisément aux questions, n’oubliez aucun des documents requis, et respectez les délais de soumission.
- Ayez tous vos documents requis prêts et mis à jour dans un seul fichier pour gagner du temps: statuts, rapports annuels, rapports financiers, liste des membres, etc. Cela vous évitera de devoir les chercher dans différents dossiers pour chaque demande.
- Si possible, soyez créatif dans la rédaction de votre proposition de projet : démarquez-vous en utilisant une charte graphique, des photographies ou des diagrammes, des chiffres clés.
- Assurez-vous de demander un montant approprié à la capacité du bailleur. N’hésitez pas à poser la question si vous n’arrivez pas à avoir cette information lors de vos recherches.
- Demandez un accusé de réception lors d’un envoi par email ou sauvegardez votre demande lors d’un envoi sur une plateforme. Cela sera utile pour le suivi de votre demande, mais aussi pour d’autres demandes où des questions similaires pourraient être posées.
5- Fidélisation de vos bailleurs institutionnels
Vous avez obtenu une subvention et vous pouvez vous en féliciter ! Mais le travail ne s’arrête pas là, bien au contraire. Vous devez alors maintenir une relation de confiance avec vos bailleurs à travers des actions stratégiques pour remercier, reconnaître et informer dans le but de renouveler leur soutien:
- Assurez-vous de remercier et de reconnaître vos partenaires financiers de manière opportune et appropriée. Il est toujours beaucoup plus facile de garder ses donateurs proches de soi que d’en acquérir de nouveaux ! De plus, certains bailleurs ont tendance à augmenter le montant de leur soutien lors d’une nouvelle demande s’ils sont satisfaits des résultats et de la relation.
- Assurez-vous de remplir tous les aspects de l’accord de financement. Prenez le temps de bien lire ce document et d’avoir en tête les exigences en matière de reporting.
- Ayez un outil de suivi des donateurs avec les délais à respecter, notamment pour l’envoi des rapports intermédiaires et finaux. N’attendez pas que ce soit le bailleur qui en fasse la demande ! En cas de retard, informez-les.
- Soyez transparents avec vos donateurs, même lorsque vous faites face à des défis. La plupart sont ouverts à la discussion et comprennent très bien les contraintes de mise en oeuvre
- Ayez un plan de fidélisation. Cela est nécessaire pour tous vos types de donateurs. Toutefois, les bailleurs institutionnels ont souvent moins d’attentes et d’exigences. N’en faites pas trop non plus.
Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour mener votre collecte de fonds institutionnelle avec brio ! Bonne chance !
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