La collecte de fonds représente un énorme investissement, en termes de ressources humaines, de ressources financières et de temps. C’est précisément pour cette raison, que je vous recommande de suivre vos activités afin de vérifier si vos efforts sont bien investis. Mettre en place des indicateurs clés de performance vous permettront de vous poser les bonnes questions: dois-je continuer à cibler ce type de bailleurs ou non ? quel est le nombre moyen de demandes que je dois envoyer pour assurer le financement de mon projet ? est-ce que mes donateurs sont fidèles ? Il existe un grand nombre d’indicateurs que vous pouvez utiliser, mais je vous propose ici ma sélection et ceux qui me paraissent essentiels.
1. Les pré-requis
Pour pouvoir mettre en place des indicateurs clés de performance, il vous faut avant tout avoir accès aux données et informations qui vous permettront de les suivre. Je ne le répèterai jamais assez: avoir une base de données, regroupant tous vos prospects, donateurs, actions et demandes, reste un indispensable en collecte de fonds. Il est également possible de créer des outils dédiés, par exemple pour lister et suivre toutes les demandes envoyées ou demandes formulées et leur résultat si vous n’avez pas de CRM à proprement parler.
Un autre must-have est votre stratégie de collecte de fonds. C’est elle qui vous permet de fixer vos objectifs et donc de pouvoir suivre, par la suite, ce qui a été fait en ce sens. Vous pourrez, au besoin, ré-évaluer sa pertinence et l’adapter d’une année à l’autre.
En bref, assurez-vous d’avoir les outils nécessaires en place pour effectuer un suivi efficace.
2. Les indicateurs financiers
Ces indicateurs vous demandent d’avoir une bonne vision de la comptabilité et des finances de votre organisation. Il est également bien d’avoir défini, dans votre stratégie de collecte de fonds, vos objectifs financiers et vos objectifs de collecte.
Voici les 3 indicateurs que j’utilise le plus souvent:
- Montant total sécurisé: il s’agit du montant total des nouveaux fonds, ou fonds renouvelés, sécurisés sur l’année. À mettre en balance par rapport à votre objectif de collecte de fonds pour l’année.
- Montant moyen des dons: c’est notamment intéressant de le calculer par cible afin d’essayer de l’augmenter progressivement d’année en année.
- Retour sur investissement: il s’obtient en divisant les recettes par les dépenses. Le chiffre obtenu indique combien vous avez gagné par franc/euro dépensé. Dans ce cas, un chiffre supérieur à 1 signifie que vous avez réalisé un bénéfice, tandis qu’un chiffre inférieur à 1 signifie que vous avez subi une perte. Vous pouvez le calculer pour une campagne spécifique ou plus globalement en prenant en compte les frais généraux, par exemple les salaires de votre équipe fundraising.
Par exemple, si une collecte de fonds vous a coûté 500 CHF et vous a rapporté 2 000 CHF – le retour sur investissement serait le suivant : 2 000 / 500 = 4
Cela indique que pour chaque franc dépensé, vous avez gagné 4 francs, le retour sur investissement est donc x4.
3. Les indicateurs d’efforts
La collecte de fonds n’est pas simple et les fundraisers essuient aussi beaucoup de refus, ce qui est tout à fait normal. Cela ne signifie par qu’ils n’ont pas travaillé et cela peut être difficile à comprendre pour des personnes qui n’ont jamais fait de collecte de fonds. Pour moi, il est donc important de suivre aussi les efforts. Cela permet de sensibiliser en interne à la complexité du travail de fundraising.
Voici 4 indicateurs intéressants:
- Nombre de demandes faites: cela permet de comprendre l’ampleur du travail que vous effectuez au quotidien.
- Montant total demandé: peu importe la réponse. Il permettra de suivre un autre indicateur clé de succès.
- Nombre de prospects cultivés: tous les prospects avec lesquels vous échangez, créez une relation, sans être encore allé jusqu’à la sollicitation.
- Nombre de contacts moyen par donateur: cela comprend les appels, emails, réunions, rencontres, échanges, etc. dans le but d’avoir une meilleure vision de l’efficacité de votre stratégie de cultivation, mais également de vérifier si certaines cibles vous demandent trop d’efforts et de temps.
4. Les indicateurs de succès et de fidélisation
Enfin, les indicateurs de succès et de fidélisation vous aideront à avoir une compréhension claire de ce qui fonctionne, ne fonctionne pas ou des points de vigilance.
J’en utilise très souvent 4:
- Taux de conversion: c’est le montant total sécurisé divisé par le montant total demandé, multiplié par 100. Par exemple: si un montant total de 100 000 CHF a été demandé aux fondations et que seulement 25 000 CHF ont été obtenus, le taux de conversion est de (25 000/100 000)*100 = 25%. En règle général, le taux de conversion se situe autour des 10% pour les demandes de fonds institutionnels.
- Nombre de nouveaux donateurs: fidéliser ses donateurs est très important, mais ils ne seront pas là pour toujours. Il faut donc s’assurer que, régulièrement, de nouveaux donateurs vous soutiennent.
- Taux de rétention: pour la fidélisation, sur le nombre de donateurs que vous deviez renouveler, combien l’ont effectivement fait ? Par exemple : vous aviez 10 donateurs à renouveler cette année, et vous avez réussi à en retenir 3. Le taux de rétention est donc de (3*100)/10 = 30%.
- Nombre de donateurs perdus: cela vous permet de comprendre pourquoi et parfois d’essayer de les ré-engager.
En conclusion
Cette liste n’est certes pas exhaustive, mais elle vous permettra de réfléchir à votre approche de la collecte de fonds et de rationaliser vos efforts. D’autres indicateurs peuvent être utiles. Attention toutefois à ne pas trop en avoir, cela deviendrait particulièrement difficile à suivre et très chronophage, à moins d’avoir un système automatique, type CRM.
Une fois en place, il est intéressant d’effectuer un suivi annuel et de prendre le temps de regarder l’évolution des indicateurs au fil du temps en comparant vos résultats avec ceux de l’année précédente.
Ils vont permettront aussi de mieux saluer les efforts que vous avez fait et de vous féliciter ou de féliciter vos équipes pour leur travail !
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