On le sait, la collecte de fonds prend du temps! Les résultats sont souvent longs à obtenir, mais cela demande également énormément de travail et une variété de tâches à accomplir. Dans cet article court et pratique, découvrez comment gérer votre temps au mieux pour plus de résultats en toute sérénité !
1. Organisez-vous
La collecte de fonds demande de brasser beaucoup d’informations de différents types: informations sur les prospects, sur les donateurs, sur les projets, voir sur la communication. L’outil indispensable reste la base de données. Qu’il s’agisse d’un document Excel ou d’un CRM à proprement parler, votre efficacité dépend pour beaucoup de votre capacité d’organisation. Evitez donc de perdre du temps à chercher des informations que vous pourriez obtenir en moins d’une minute!
2. Dédiez régulièrement du temps à la prospection
Tous les fundraisers le savent, prospectez est une tâche particulièrement chronophage et pourtant absolument indispensable pour toujours avoir une liste de donateurs potentiels à porter de main. Au lieu d’y dédier des journées entières lorsque vous recherchez des financements pour une nouvelle initiative, consacrez-vous à cette tâche de façon régulière. Avec une heure par jour, vous accomplirez déjà beaucoup et éviterez le rush de devoir trouver de nouvelles sources de financement à la dernière minute!
3. Priorisez
Toutes les pistes ne sont pas nécessairement pertinentes pour votre organisation. Apprenez à prioriser les prospects qui ont le plus de chance d’aboutir et à identifier les sources de financement les plus intéressantes pour vos activités. Dans l’idéal, la plus grosse partie de ce travail aura été faite lors de la préparation de votre stratégie de collecte de fonds.
4. Créez votre to do list
Un basique et pourtant tellement utile: la to do list. Elle vous permettra de prioriser vos tâches en prenant en compte les différents délais, qu’il s’agisse d’envoi de demandes de financement, de réponses à des appels à projets ou encore de la soumission d’un rapport.
5. Soyez réaliste dans votre planification
En collecte de fonds, l’urgence vient très souvent d’une mauvaise planification du côté des projets ou des actions de collecte de fonds. Il faut compter en moyenne un an pour obtenir une réponse à une demande en collecte de fonds institutionnelle. Assurez-vous donc que les dates de début des projets soient réalistes et prennent en compte le temps nécessaire pour rassembler le financement.
6. Planifiez à l’avance
Trouvez un moyen simple d’avoir rapidement un aperçu des délais de soumissions de demandes ou de rapports. Très souvent, la base de données vous permettra de suivre cela. Il y a également de nombreux outils de gestion de projet accessibles gratuitement en ligne. Dans tous les cas, planifiez à l’avance le temps nécessaire pour travailler en amont.
7. Déléguez
Le fundraiser a parfois tendance à travailler seul, surtout lorsque l’équipe est petite. Pourtant 2 ou 3 personnes ne sont pas de trop pour mener à bien des actions de collecte de fonds. Répartissez les tâches de la manière la plus cohérente possible, notamment avec la communication et l’équipe projet. Parfois, prendre un peu de temps pour expliquer comment construire un bon rapport, vous permettra de gagner du temps. Et pour toutes les tâches chronophages, pensez à vous entourer d’un bénévole. Beaucoup recherchent des expériences en collecte de fonds!
8. Apprenez à dire « non »
On le voit régulièrement, les priorités de collecte de fonds peuvent être chamboulées par l’équipe de Direction qui pense avoir identifiée une nouvelle opportunité, sans forcément se poser la question de la pertinence ou de la disponibilité des ressources en interne. Lorsqu’une idée ou une initiative ne vous paraît pas essentielle et prioritaire, d’après votre stratégie de collecte de fonds, dites « non »!
9. Travaillez avec des partenaires de confiance
Il est important de travailler avec des partenaires de confiance, surtout lorsqu’il s’agit de partenaires de terrain. Évitez de perdre votre temps à courir après des informations et à attendre des semaines une réponse à un email. Vos partenaires doivent pouvoir être réactifs et sérieux dans le suivi des activités.
10. Soyez bienveillant envers vous-même
La collecte de fonds reste une activité particulièrement exigeante et ardue qui demande beaucoup de patience. Connectez-vous à d’autres fundraisers et parlez des défis que vous rencontrez! Vous verrez qu’ils sont les mêmes pour tous et que, non, vous n’êtes pas mauvais(e) dans votre travail !
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