Trop souvent, les organisations caritatives ne déterminent pas clairement leur objectif financier pour l’année et pour les années à venir. Pourtant, cet exercice reste indispensable, notamment pour valider la faisabilité de sa stratégie opérationnelle, mais également pour guider le développement de sa stratégie de collecte de fonds.
Cet article vous donnera un aperçu des éléments essentiels à prendre en compte pour définir votre objectif financier.
1- Définir son budget annuel prévisionnel
L’objectif est de déterminer le coût des besoins prioritaires (activités / programmes et frais de fonctionnement), qui déterminent en fin de compte l’objectif financier de votre organisation pour une ou plusieurs années.
Une fois que vous avez défini et hiérarchisé vos ambitions, idéalement dans une stratégie opérationnelle, il est en effet indispensable de traduire ces idées en chiffres. Si vous n’avez pas de stratégie opérationnelle, faites-le point sur vos activités et programmes, sur vos besoins (matériel, RH, etc.) et évaluez combien cela vous coûterait pour atteindre vos objectifs.
Faites ensuite le total de chaque ligne, ce qui vous donnera le budget pour l’année. Vous pouvez également faire des estimations en fonction de ce qui est:
- essentiel, pour assurer le fonctionnement minimum de votre organisation;
- idéal, pour développer votre organisation et atteindre un minimum de vos objectifs;
- ou un rêve, pour propulser votre organisation à un autre palier et atteindre, voire surpasser, tous vos objectifs.
2- Prendre le temps d’évaluer ses coûts administratifs et de fonctionnement
À l’étape de l’évaluation du budget annuel, portez une attention particulière à vos coûts administratifs! C’est le moment de prendre le temps pour comprendre comment votre organisation fonctionne.
Les organisations doivent comprendre leurs coûts afin de s’assurer qu’elles sont efficaces. En effet, penser au recouvrement des coûts permet:
- la durabilité – un prix équitable est payé pour chaque service ou activité.
- la confiance dans les conversations des bailleurs de fonds – être capable de négocier en toute confiance et d’être transparent sur les coûts permet aux organisations caritatives de justifier plus facilement les coûts auprès des bailleurs de fonds et des utilisateurs.
- l’efficacité – les organisations qui connaissent leur base de coûts sont plus efficaces et peuvent remettre en question la façon dont elles dépensent leurs fonds de la meilleure façon possible.
- une infrastructure solide – avoir un financement efficace des frais généraux permet de mettre en place une infrastructure solide afin de pouvoir travailler à l’échelle et de le faire avec une réelle qualité.
3- Comprendre les différents types de coûts
À cette étape, mais également lors de la préparation des différents budgets pour vos projets, il est important de faire la différence entre trois principaux types de coûts:
- Coûts directs
Chaque organisation a des coûts de première ligne qui lui permettent de mener à bien son travail. Il s’agit des coûts directs du service ou de l’activité.
Exemples: frais de déplacement, salaires du personnel directement impliqué sur la mise en œuvre du projet, etc.
- Coûts de soutien directs
D’autres coûts peuvent être identifiés comme des coûts directs et directement liés à l’activité ou au service, mais sont partagés entre différentes activités ou services. Nous devons donc effectuer un travail de répartition pour les calculer, en divisant les coûts entre les différentes activités ou services.
Exemples: la formation, les coûts de construction et les télécommunications, qui sont des coûts parfois partagés entre les fonctions opérationnelles, de collecte de fonds et administratives.
- Coûts indirects
Les coûts indirects, tels que l’informatique, le temps du directeur général ou les coûts financiers, ne peuvent être directement liés aux activités ou aux services. Pourtant, la suppression de l’un de ces coûts nuirait gravement à la qualité du travail et à la viabilité de l’organisation. C’est pourquoi ils doivent être inclus dans le budget lorsque l’on considère le coût réel.
Exemples: la gouvernance, l’informatique et les finances.
4- Définir son objectif financier
Votre objectif financier peut être équivalent à votre budget annuel / pluriannuel. Toutefois, pour affiner encore un peu plus votre objectif financier et prendre de l’avance sur votre stratégie de collecte de fonds, créez un tableau avec chacun de vos axes programmatiques, une ligne pour les frais de fonctionnement, et notez pour chaque année les montants déjà collectés ou sécurisés et les montants qui sont encore à collecter.
Chaque ligne vous donnera le coût total de chacune de vos priorités programmatiques, chaque colonne le coût par année, ainsi que votre objectif financier annuel à atteindre. Le montant total vous permettra de vous projeter sur 3 à 5 ans, selon le nombre d’années choisi pour cet exercice, et de connaître votre besoin financier à long terme, tout en ayant un aperçu clair des fonds déjà assurés et des fonds qu’ils restent effectivement à collecter.
5- En résumé, les questions stratégiques à se poser
Tout au long de cet exercice, certaines questions clés sont à se poser:
- Financement pour développer vos activités: Qu’avez-vous besoin d’atteindre en termes de financement pour développer vos activités ? Et en combien de temps avez-vous besoin de collecter ces fonds ?
- Ressources disponibles à ce jour: Combien de temps / argent / ressources humaines êtes-vous en mesure d’investir pour développer vos activités ?
- Votre capacité de développement: Avez-vous la capacité de recevoir plus de fonds (ressources humaines, comptabilité, reporting, suivi etc.) ?
Dans l’ensemble, il convient de rester réaliste. Votre objectif financier doit, par la suite, guider votre stratégie et vos actions de collecte de fonds, tout en prenant en compte vos ressources internes et capacité d’absorption des fonds. Mieux vaut donc grandir doucement, mais sûrement !
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